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飛鳥創(chuàng)意服務(wù)項(xiàng)目

線上年會|你要的線上年會全流程！來了！線上年會15210600582

2021-11-02

2021年年會，注定將是行政人又一次新的嘗試了。疫情的影響讓大多年會需求從傳統(tǒng)型轉(zhuǎn)向線上模式。

新的內(nèi)容、新的形式...頓時(shí)讓很多行政er無從下手：第一次辦線上年會，要怎么玩？

就讓小編來為大家梳理一下吧~

一、前期策劃

年會前期策劃的重要性不言而喻，尤其是面對全新的線上模式，一份充分的策劃能夠?yàn)槟陼?xiàng)目鋪墊一個順利的基調(diào)。

1、調(diào)研需求，確認(rèn)預(yù)算

與線下年會相比，線上形式的需求調(diào)研主要是向老板確認(rèn)年會形式，完全線上還是線上與線下結(jié)合？

完全的線上模式一般只需要一個或幾個演播廳，對場地的需求較小。節(jié)目表演形式也相對靈活，可以是錄播、也可以現(xiàn)場表演。但對設(shè)備的要求較高，觀眾參與度也比較難把控。

線上線下結(jié)合，即：延續(xù)往年的傳統(tǒng)線下年會形式，控制觀眾人數(shù)，小部分員工到現(xiàn)場參加，大多數(shù)員工通過直播在線觀看。相比完全線上，這樣的模式會有更直觀的現(xiàn)場氛圍，能夠調(diào)動線上觀眾的熱情。但這對籌備團(tuán)隊(duì)的要求更高，雙線并行會使工作任務(wù)更加復(fù)雜。

接下來就是確定預(yù)算范圍。以這兩步定下基調(diào)，然后就可以聯(lián)系咨詢服務(wù)商，進(jìn)一步確認(rèn)方案了~

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2、擬定方案

方案擬定的基本要素有：基礎(chǔ)信息、年會內(nèi)容、預(yù)算分配、工作分類。針對線上年會的特點(diǎn)，每項(xiàng)要素具體為：

基礎(chǔ)信息：日期、線上參與方式、參與人數(shù)等

年會內(nèi)容：

a.主演播廳：場地大小、場地布置、演播形式（綠幕特效還是舞臺直播）

b.節(jié)目呈現(xiàn)形式：直播還是錄好之后轉(zhuǎn)播

c.主持方式：除了主持人，還要考慮是否需要制作特效讓企業(yè)IP形象參與

d.互動方式：除了常規(guī)彈幕等形式，還要考慮是否需要跨屏連線、互動紅包、人氣排行榜、在線游戲等方式。

e.抽獎與兌換：抽獎方式可以有彈幕截圖、ID滾動、主持人隨機(jī)連線、員工同時(shí)連線主持人等等...

預(yù)算分配：場地、禮品、特效、技術(shù)及設(shè)備支持等

工作分類：活動文案、素材物料、場地布置、設(shè)備調(diào)試、節(jié)目籌備等

3、指定執(zhí)行計(jì)劃并推進(jìn)

線上年會擁有跟線下完全不同的推進(jìn)流程。不同時(shí)間線對應(yīng)的準(zhǔn)備事項(xiàng)也是不一樣的，因此要格外注意。

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二、推進(jìn)落地

擬好方案，接下來就是推進(jìn)落地。在這個環(huán)節(jié)重要的是直播服務(wù)器（直播平臺）的選擇和活動具體人員安排。

1、直播平臺的選擇

線上年會的推進(jìn)過程中，設(shè)施設(shè)備的支持是重中之重，直接關(guān)系到了整個項(xiàng)目的成敗。第一次進(jìn)行線上年會的行政er，在選擇直播平臺時(shí)可以注意以下幾點(diǎn)：

①、服務(wù)器承載能力要以最高在線人數(shù)、最高互動次數(shù)來測算，避免在抽獎互動環(huán)節(jié)服務(wù)器崩潰；

②、把延遲降至最低，盡量控制在5秒以內(nèi)，尤其在有連線互動的需求時(shí)；

③、支持發(fā)送多個并發(fā)流，防止流量突發(fā)引起的卡頓、崩潰；

④、有完善的基礎(chǔ)功能，如互動聊天、抽獎、在線游戲、投票排行等。還需要考量是否支持根據(jù)主題內(nèi)容自定義工具欄；

⑤、擁有大存儲，能夠?qū)崿F(xiàn)視頻回看。

2、人員調(diào)動

相對于線下，線上年會省卻了場地內(nèi)的人員安排，卻增加了對外包人員調(diào)動的要求。人的調(diào)動主要涉及以下三個部分：

年會支持人員：總導(dǎo)演、主持人、表演人員、獎品負(fù)責(zé)人等需要參加到年會籌備中的人員。

提前邀約人員：公司老板、高層管理者一般需要提前邀約，確認(rèn)時(shí)間。如果線上形式是公司從未嘗試過的，更需要提前邀請，便于留下充足的時(shí)間做準(zhǔn)備。

外包支持人員：線上年會中，外包支持人員少了舞臺餐飲部分，更主要的是直播服務(wù)商。一定要再三確認(rèn)時(shí)間及流程，抓住對接的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，避免出現(xiàn)服務(wù)商爽約、延期等情況。

3、活動現(xiàn)場的安排

a.建立具體流程表

首先，活動現(xiàn)場籌備一定要有一份詳盡的流程。根據(jù)自己的活動環(huán)節(jié)把時(shí)間精確到分，關(guān)鍵環(huán)節(jié)還要考慮到可能出現(xiàn)的情況，并準(zhǔn)備備用方案。

在線上年會中，為了保證活動的順利，行政還需要監(jiān)控后臺數(shù)據(jù)，監(jiān)督直播效果和流程走向，以便出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)處理。

b. 設(shè)置亮眼環(huán)節(jié)

線下年會中的亮眼環(huán)節(jié)可能是有趣的節(jié)目、誘人的獎品，但是到了線上，亮眼環(huán)節(jié)可以有更多的玩法。

1、虛擬直播年會：搭建綠幕空間，利用AR技術(shù)制造虛擬舞臺、虛擬主持人等。不僅可以根據(jù)不同場景變化舞臺，還能讓企業(yè)IP活起來，變成一個「人」的角色參與年會。

2、隨機(jī)連線、跨屏互動：通過特效視頻以及連線互動，給員工一個突然的驚喜。這樣的方法也可以應(yīng)用到抽獎環(huán)節(jié)。

3、直播真人秀：有主題無腳本，在指定區(qū)域安置攝像機(jī)，通過隨機(jī)采訪、游戲等環(huán)節(jié)記錄員工的真實(shí)反映，往往有讓人意想不到的節(jié)目效果。

4、超長24H直播：從活動結(jié)束前24h開始直播，記錄搭建、準(zhǔn)備過程，各參與人員的狀態(tài)等。期間還可以融入采訪環(huán)節(jié)，使員工能夠感受到全過程，增強(qiáng)參與感。

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