線上會議|線上會議策劃|線上會議籌備方案15210600582
2021-11-30
疫情加速了會議、活動的線上化進程。線上會議籌備周期短、成本低、傳播性好、不受時間空間制約、能更完整地獲取客戶行為數據、形成營銷閉環(huán)等優(yōu)勢，疫情之后更多企業(yè)、組織將線上作為一種常態(tài)選擇。
1、 技術準備：選擇合適的平臺
如雨后春筍般出現的各種在線會議平臺，為線上會議的召開提供了強有力的技術保障。面對眾多平臺，有商用直播平臺、社群分享直播平臺、視頻會議系統(tǒng)以及電商直播平臺，主辦方該如何選擇？我們認為，主辦方需綜合考慮會議的內容、流程、規(guī)模、受眾等因素做出選擇，比如會議是簡單的直播場景？還是線上+線下雙線并行？是否需要所有參與者在線討論？是否需要內容錄播？是否需要同傳字幕？綜合考量選擇合適平臺。
2 、組織準備：詳細的活動計劃
與線下會議的組織類似，主辦方需要制定詳細的計劃，確定會議主題、召開時間、內容策劃、宣傳物料設計、報名流程設計、嘉賓邀請、宣傳計劃、直播間搭建、嘉賓軟件培訓等。在籌備線上會議時，要充分考慮到線上會議在組織形式、參與體驗等方面與線下會議的差異。比如一場為期2-3天的線下會議搬到線上舉辦時，是否變?yōu)槎啻蔚摹⒍虝r間的、持續(xù)性的系列線上研討會效果更好？此外，主辦方初次舉辦線上會議時需要重點關注直播間搭建、嘉賓軟件培訓等問題。
3、 宣傳預熱：為會議帶來更多的流量
如何讓更多的目標受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進行流量導入，以確保會議獲得足夠的關注。
（1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣，主辦方可以考慮組建：會議微網站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、官網等。
（2）選擇合適的宣傳渠道，如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。線上會議解決了跨時間、跨空間傳遞信息的問題，然而面對參會者希望通過會議實現“社交”的需求，表現的有些無力。主辦方可以考慮建立微信群、LinkedIn組等會議虛擬社群，讓參與者能夠在會議結束后繼續(xù)溝通、協(xié)作，以彌補線上會議的“社交”缺憾。
（3）流量導入，主辦方可以通過激活歷史數據、導入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網紅”等多種方式，進一步擴大會議的影響力。
4 、模擬預演：會議成功的必要保障
線上會議是基于軟件、技術工具應用搭建的虛擬場景，會議的順暢進行有賴于網絡、系統(tǒng)、硬件設施的穩(wěn)定性。會前，組織演講嘉賓、會議主持人及相關工作人進行預演、熟悉線上會議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外，保證參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準確進入會議“現場”到會后調研的全流程能夠順暢、有序進行。
5、 會議當天：0容錯的臨門一腳
測試、測試、再測試！會議當天提前進行主持人、嘉賓、觀眾等多角色的測試，確保手機端、電腦端、相關設備、網絡環(huán)境沒有故障，再次確認導演組、氛圍組、答疑組等所有工作人員任務，保證嘉賓準時上線直播，參會者準時、無障礙的參與會議。
6、 應急預案：從容應對突發(fā)狀況的PLAN B
和所有線下會議一樣，線上會議也需要應急預案，如果在最后時刻某位演講嘉賓突然取消演講該怎么辦？會議進行中突然平臺出現故障如何應對？嘉賓掉線、觀眾掉線如何盡快解決？ 做好最充分的準備，以確保發(fā)生任何狀況都能從容應對。
組織一場成功的線上會議，需要系統(tǒng)化的思考、計劃與實施。數字化能力是組織未來必備的重要能力之一。
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