會議場地的選擇，主要考慮哪些因素？
2018-05-19
會議場地的選擇，主要考慮哪些因素？
根據(jù)國外的相關調(diào)研發(fā)現(xiàn)，會議策劃者選擇會議舉辦地時主要考慮的岡素包括：
(1)會議室的數(shù)量、大小和質(zhì)量。
(2)可商議的食品、飲料和房價。
(3)食品服務質(zhì)量。
(4)睡房的數(shù)量、大小和質(zhì)量。
(5)會議支持的服務和設備。
(6)結(jié)賬程序的效率。
除此之外，在地點的選擇上還會考慮當?shù)氐闹伟矤顩r、會}義地點到機場的道路情況等。根據(jù)調(diào)查，美國的會議策劃者傾向于將會議安排在城中酒店、郊區(qū)酒店、風景區(qū)、機場酒店以及會議中心等。選擇城中酒店可以賦予參會者更多的機會參觀博物館、影劇院以及購物；而郊區(qū)酒店和風景區(qū)則為與會者提供了一個安靜、休閑、平和的世外桃源；機場酒店則適合那些快節(jié)奏的、比較緊急的會議類型；大型的會議則比較適合在中心城市的會議中心舉辦，因為一般的會議中心不提供客房，因此參會者須被安排在附近的酒店住宿。
我國的會議策劃者則較多地選擇風景區(qū)作為會議舉辦地，如海南的三亞、云南的昆明、山東的青島、四川的九寨溝、安徽的黃山等。也有很大一部分的會議會安排在大都市。那么國內(nèi)的會議策劃者選擇會議舉辦地的考慮因素有哪些呢?
1．考慮會議類型
一般來說，大型會議會選擇在大都市舉辦，主要是便于安排食宿；舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是專業(yè)培訓中心或旅游勝地的培訓點，在這里通常能提供專門服務人員和設施；研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境，因此需要比較安靜的場所，一般選擇郊區(qū)酒店為多；企業(yè)經(jīng)銷商年會或其他性質(zhì)的年會，其會議地點一般將根據(jù)會員的品位選擇一些風景名勝區(qū)；而一些重大的獎勵、表彰會議則會選擇有較高知名度的會場舉行(如人民大會堂)，以顯示其非凡的意義。
2．考慮舉辦地的知名度
如果仔細觀察和分析可以發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)選擇頻率高的會議舉辦地往往是知名度高的旅游地或都市，這與國內(nèi)參會者的個體行為有關。國內(nèi)的參會者費用一般由所在單位支付，他們可以通過參會獲得免費旅游的機會，因此在選擇上會更加趨向于知名度較高的旅游地或都市。很多年會之所以每年在不同的地方舉辦，就是為了滿足會員們的旅游需要。
3．考慮預算
會議通?？梢苑譃闋I利性和非營利性兩類，營利性會議是指通過會議的舉辦，主辦方直接從會議中獲取一定的利潤；非營利性會議則不以會議贏利作為直接目的，如政府會議、專業(yè)學術會議、經(jīng)銷商會議等。對于非營利性會議，會議策劃者將在會議主辦方的總體預算的基礎上進行項目預算分解，確定會議項目的內(nèi)容，然后決定與預算相當?shù)呐e辦地。營利性會議的策劃者則要充分考慮潛在參會人員的可接受費用預算，并據(jù)此選擇合適的會議舉辦地。
同樣地，在考慮會議舉辦地時，會議策劃者也會將交通、安全、會議設施、服務質(zhì)量等因素考慮在內(nèi)，但對食品、睡房及結(jié)賬程序的效率等考慮得較少。
飛鳥創(chuàng)意公關活動策劃建議您，根據(jù)會議的實際情況全盤考慮會議場地的篩選方案，適合的會議場地可以讓會議活動順利進行并且達到事半功倍的效果。選擇一家有經(jīng)驗的公關公司承辦會議活動，可以讓主辦方省心省時省力，且獲得更近高效的執(zhí)行。
